CUM SĂ DEVII ORGANIZAT?

cum sa devii organizat

Analiza cărţii „Organizează-te!” de Chris Crouch

Începe prin a face ce e necesar, apoi ceea ce e posibil şi apoi dintr-o dată te vei trezi că faci imposibilul” (Sf. Francis de Asisi)

 

Ordinea sau dezordinea depind de organizare, curajul sau laşitatea de împrejurări, tăria sau slăbiciunea de dispunere.” (Sun Tzu)

 

Prin august am achiziţionat de la www.elefant.ro, cartea “Organizează-te – Îmbunătăţeşte-ţi puterea de concentrare, capacitatea de organizare şi productivitatea de Chris Crouch. De ce? Pentru că am mare nevoie să aflu şi să încep să aplic strategii de organizare şi disciplinare.

 

Am început cu disciplinarea şi am implementat deja câteva obiceiuri noi, cum ar fi: să mănânc un fruct pe zi în fiecare zi (de fapt fructul e pe post de mic dejun), să economisesc zilnic mici sume de bani, despre care am scris şi în alte articole ale mele.

 

Aşa că am cumpărat şi citit cartea „Organizează-te! şi mi-a plăcut foarte mult. Cartea este structurată în 55 de capitole scurte de câte două pagini, scrise aerisit, cu idei foarte simple şi logice care să te ajute să te organizezi. Faptul că ideile sunt simple nu înseamnă că sunt ineficiente. Unele dintre ele le-am mai întâlnit şi în alte materiale şi deja lucrez asupra lor şi caut să le transform în obiceiuri. Te încurajez să o citeşti dacă simţi că te copleşeşte munca şi sarcinile pe care le ai de făcut sau dacă simţi că nu-ţi mai ajunge timpul. Dar până atunci m-am gândit să-ţi fac un scurt rezumat ca să ştii ce fel de sfaturi vei găsi în carte.

 

Iată pe scurt ce am aflat.

 

Există şase arii ale noastre care ne opresc din a fi organizaţi, şi asupra cărora trebuie să intervenim.

 

  1. Mânuirea eficientă a articolelor de care te foloseşti (hârtii, e-mail-uri, mesaje vocale, cereri formulate direct, lucruri pe care vrei să le faci).
  2. Stabilirea priorităţilor (să te asiguri că lucrezi la cele mai importante probleme)
  3. Managementul timpului (folosirea raţională versus folosirea iraţională a timpului)
  4. Managementul proiectelor (administrarea unei idei de la concepţie până la finalizare).
  5. Probleme de personalitate (înţelegerea modului în care caracteristicile personalităţii tale îţi afectează sarcinile care trebuiesc îndeplinite)
  6. Probleme psihologice (rezolvarea comportamentelor disfuncţionale)

 

Şi acum hai să îţi spun despre câteva sfaturi pe care le găseşti detaliate şi explicate în carte:

 

  • Identifică toate acţiunile pe care le faci automat, fără să te gândeşti. Hai să-ţi spun ce obiceiuri de acest gen am identificat la mine.
    • Îmi sare gândul de la o idee la alta;
    • Îmi fac planuri mentale pe mai multe fronturi odată şi mă pierd în amănunte pentru că nu mi le clarific
    • Intru pe internet şi deschid câteva ferestre odată
    • De la diferite informaţii pe care le caut pe internet, mă trezesc că petrec ore pe facebook sau pe site-uri unde nu-mi planificasem să ajung.
    • Când am câte o idee de articol, scot câteva cărţi din bibliotecă, ca să mă documentez suplimentar, pe care apoi nu le mai pun la loc imediat ce am terminat cu ele.
    • Las lucrurile la voia întâmplării, chiar dacă au un loc al lor, sunt prea comodă să le mai pun la loc după ce le folosesc şi termin cu ele.
    • Încep lucruri sau cărţi şi apoi nu le finalizez pentru că trec la altceva.
    • Dacă primesc un mesaj în timp ce lucrez, mă întrerup să văd ce am primit etc.

 

  • Începe să le schimbi pe rând. El dă în carte câteva capitole despre cum obiceiurile noastre ne ţin pe loc. Exemplu, Capcana maimuţei foarte pe scurt este vorba de modul în care sunt prinse maimuţele. Vânătorii de maimuţe, fac o gaură într-o nucă de cocos cât să încapă mâna goală. Pun în nucă diverse produse cu care să tenteze maimuţele, dar gaura nu permite să iasă mâna plină. Atunci apar vânătorii. Maimuţele sunt prinse pentru că nu dau drumul la ceea ce le-au tentat să ia de acolo şi tot încearcă să scoată mâna plină. Comparaţie cu oamenii care vor să se schimbe şi caută tot felul de idei, dar nu renunţă la obiceiurile care îi ţin pe loc.

capcana maimutei

Un alt exemplu este Homeostazia (eu aş numi-o inerţie). De aceea e bine să schimbi obiceiurile pe rând, exersând câte 30 de zile consecutive asupra unuia.

 

  • Stabileşte-ţi un scop clar. Atunci când nu ai un scop bine definit cu ceea ce vrei să faci, te apuci să execuţii ceea ce-ţi vine mai la îndemână, ceea ce-ţi aminteşti mai întâi. Iar dacă îţi aminteşti de 4-5 lucruri deodată nu mai ai idee cu ce ai putea să începi. Dar dacă ai un scop clar, ştii exact ce trebuie să faci ca să ajungi acolo.

scop clar

  • Dă valoare momentului prezent. Autorul povesteşte despre o doamnă, femeie de afaceri foarte ocupată care se plimba la un moment dat prin parc cu căţelul. În timpul ăsta mintea ei se concentra la proiectele de lucru pe care le avea în derulare şi ce trebuia să facă. La un moment dat şi-a spus: Chiar în acest moment mă plimb cu câinele meu, care este un câine extraordinar, prin acest parc superb şi pe o vreme nemaipomenită. O să am timp să mă gândesc la proiectele mele. ACUM trebuie să mă bucur de ceea ce am şi fac. Mi se întâmplă şi mie, ca în timp ce mă ocup de bebeluşul meu, mai ales când îi dau de mâncare şi nu vorbesc cu el, să-mi zburde mintea la ce vreau să fac şi să scriu pe blog. După ce am citit cest capitol, am căutat să conştientizez şi să mă bucur de el şi de momentul prezent.

 

 

  • Fă-ţi de cu seară lista de sarcini pentru a doua zi şi stabileşte care este cel mai important lucru pe care trebuie să-l faci (nu cel mai urgent). Începe ziua cu cel mai important lucru. După ce l-ai rezolvat treci la următorul. Am mai citit despre acest aspect şi în alte materiale şi din luna august al acestui an am început să-mi fac de seara lista de sarcini şi încă lucrez la a transforma în obicei să încep ziua cu cel mai important lucru pentru viitorul meu şi al familiei.

lista

  • Ţine cont de regula lui Pareto 80/20 şi începe ziua lucrând concentrat asupra celui mai important lucru timp de 96 de minute. Această lege spune că 80% din munca noastră determină 20% din rezultate şi 20% din eforturile noastre aduc 80% din rezultate. E valabil şi la modul în care împărţim timpul. În 20% din timpul nostru facem 80% din muncă, atunci când lucrăm concentrat. Autorul ne sfătuieşte că dacă programul de lucru are 8 ore, să începem ziua lucrând concentrat (fără întreruperi) timp de 96 de minute asupra celui mai important obiectiv. Şi am realizat 80% din munca noastră pe acea zi.

regula lui pareto

  • Lucrează la un singur lucru odată. Evită să faci multitasking. Deşi aparent avem impresia că facem mai multe lucruri deodată, de fapt, atunci când facem multitasking, ne risipim energia, puterea de concentrare, capacitatea creatoare şi rezultatele sunt mai slabe şi acţiunile mai cronofage. Iar noi ne simţim epuizaţi.

multitasking1

  • Gestionează întreruperile. Fie că vorbim de întreruperi date de telefoane, sau de mesaje, sau de viaţa pe reţelele de socializare sau de întreruperile celor care vor să ne ceară ceva (o părere, o idee, un sfat, un obiect), întreruperile ne afectează capacitatea de concentrare şi productivitatea. Autorul face o comparaţie cu urcatul pe munte. Dacă urci în mod continuu, într-un anumit ritm, sunt şanse mai mari să ajungi la timp decât atunci când te opreşti. Dacă te opreşti ai nevoie de un imbold şi un consum de energie mult mai mare ca să porneşti din nou, decât dacă ai continua în acelaşi ritm.

 

 

  • Aglomeraţia e contagioasă. Atunci când pui o hârtie pe marginea biroului, s-ar putea să urmeze şi alta şi alta şi tot aşa. Studiile arată că oamenii petrec între 30 de minute şi două ore pe zi ca să găsească diferite lucruri la birou.

 aglomeratia e contagioasa

 

  • Pune fiecare lucru la locul lui. Aici prezintă un sistem de lucru în cinci paşi. Cei cinci paşi se referă în mod deosebit la hârtiile pe care le primeşte şi gestionează o companie, dar cred că poate fi aplicat şi în alte domenii:
  • organizare1
    • Renunţă sau elimină (aruncă ce este inutil, chiar atunci pe loc)
    • Deleagă (numeşte pe altcineva care să se ocupe de sarcină)
    • Treci imediat la acţiune
    • Îndosariază (împarte dosarele pe mai multe categorii ca să-ţi vină uşor să le găseşti)
    • Creează dosare de tip follow-up (de care să te ocupi mai târziu, notează-le cu cifre de la 1 la 31 sau cu denumiri de tip ianuarie… decembrie)

dosare colorate

  • Citeşte în mijloacele de transport în comun. Am văzut acest obicei şi în metrourile din Bucureşti. Mi se pare foarte productiv. Cel mai adesea călătorim sau facem naveta cel puţin o oră pe zi, timp care rămâne neacoperit. Sau este timp mort. Dacă eşti o persoană foarte ocupată, poţi să-ţi faci timp pentru a citi ceva important pentru mintea ta (nu ziare), în timp ce călătoreşti. Dacă adopţi obiceiul de a citi între şedinţe, în drum spre casă sau spre serviciu, o să fii surprins cât poţi să citeşti într-un an de zile. Asta dacă nu preferi cumva să conversezi cu ceilalţi călători.

citeste in mijloacele de transport

  • Dacă ai avut un sistem care a funcţionat, nu-l schimba doar pentru că a apărut altceva mai nou şi eventual mai costisitor. De ce să schimbi ceva ce este dovedit că funcţionează? Nu e neapărat nevoie să cumperi toate gadgeturile apărute pentru organizare. Dacă eşti deja o persoană organizată aceste gadgeturi ar putea să te ajute. Dar nu este obligatoriu. Dar dacă ai deja un sistem care funcţionează pentru tine nu-l schimba doar pentru că pe piaţă a apărut ceva nou.

 

  • Perfecţionismul, amânarea şi homeostazia sunt comportamente disfuncţionale care te ţin pe loc şi te împiedică să fii organizat şi productiv. Află care sunt adevăratele motive care se ascund în spatele acestor comportamente disfuncţionale.

 

Concluziile la această carte:

  • Dacă nu eşti mulţumit de un anumit rezultat din viaţa ta şi vrei să-l schimbi, trebuie să analizezi sistemul de convingeri care a condus la acel rezultat. Schimbă convingerile şi vei schimba şi rezultatul.
  • Fă-ţi timp pentru a-ţi înţelege comportamentul propriu. Află de ce faci anumite lucruri. Vei avea cu siguranţă nişte surprize.

 

Aştept comentariile voastre despre acest articlol.

 

Cu drag,Fănica RarincaFii autodidact!

 

&

nbsp;

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *